引言
现在很多单位都需要把纸质档案变成电子版。这叫档案数字化。自己做太慢，也太麻烦。所以，大家喜欢找外面的公司来做。这就是外包。
外包虽然省事，但里面的坑不少。如果没注意，钱花了，活没干好，甚至资料丢了，那就麻烦大了。今天，我们就来聊聊这些误区，教您怎么避开这些坑。
误区一：只看价格，越便宜越好
这是最常见的想法。谁不想省钱呢？但是，数字化工作很辛苦，需要大量人力和时间。
如果价格太低，公司怎么赚钱？他们可能会偷工减料。比如，扫描的图片很模糊，或者文件乱放，甚至少扫几页。
避坑指南： 不要只盯着价格。要看看这个价格包含什么服务。要比较几家公司的报价，看看他们的方案是否合理。记住，一分钱一分货，合理的价格才能保证质量。
误区二：忽视数据安全
档案里有很多重要信息，甚至是机密。如果随便把资料交给外包公司，风险很大。
有些公司管理不严，可能会导致数据泄露。或者，在传输过程中，数据丢失了。这后果很严重。
避坑指南： 在签合同前，必须问清楚安全措施。比如，他们有没有专门的保密室？电脑有没有加密？员工有没有签保密协议？一旦出事，谁来负责？这些都要写在合同里。
误区三：只等最后验收，过程不管
很多人觉得，把档案给了公司，就等最后拿成果就行了。中间过程完全不管。
这样很危险。如果一开始方向就错了，或者中间出了问题，等到最后才发现，返工的成本极高，甚至来不及补救。
避坑指南： 要建立过程检查机制。比如，要求公司分批次交付。先做一小部分，您检查一下，看看对不对。确认没问题了，再让他们继续做。这样能及时发现问题，及时纠正。
误区四：验收标准不清晰
验收的时候，怎么才算合格？如果一开始没有说清楚，最后很容易扯皮。
公司说合格了，您觉得不行，怎么办？没有标准，就没有依据。
避坑指南： 在合同里，要写清楚验收标准。比如，文件命名的规则是什么？图片的清晰度要达到多少？目录和原文要一一对应吗？最好能列一个详细的表格，双方签字确认。这样验收的时候，照着表格打勾，谁也赖不掉。
结语
档案数字化外包，确实是个技术活。但只要我们避开上面这四个误区，就能少走很多弯路。
选对公司，管好过程，定好标准，守住安全。这样，您的档案数字化工作就能顺利完成，既安全又放心。
